Como registar e gerir ocorrências
Os registos de ocorrências são uma ferramenta fundamental no trabalho de uma equipa envolvida nos cuidados a idosos. Se adequadamente implementados em lares, centros de dia e outras respostas idênticas de cuidados formais, estes registos proporcionam uma melhor comunicação e mais eficaz gestão dos cuidados.
Estes registos não devem ficar estanques, como num livro de ocorrências. Deve ser promovida a partilha de informações multidisciplinares e, sempre que se justifique, o seguimento dos cuidados.
Registar e comunicar uma ocorrência
As ocorrências, pela sua variabilidade e diversidade, mas também pela informação crítica que acrescentam à prestação de cuidados, requerem sistemas de registo e tratamento que permitam que a equipa multidisciplinar conheça, analise as causas e possa atuar em prol da melhoria da qualidade de vida do utente.
Acesso
O registo de uma ocorrência deve ser feito por qualquer profissional, de forma facilitada e a partir de qualquer lugar. Um acesso simples ajuda a reduzir a perda de informação e a agilizar todo o processo seguinte.
No Ankira a ocorrência pode ser registada pela equipa no Módulo Base ou no Módulo de Registo. Neste caso, o registo pode ser feito de forma autónoma ou associando rapidamente a outro registo.
Tipificação
Utilizando a metodologia típica da qualidade, as ocorrências devem ser (o mais possível) tipificadas para uniformizar linguagem.
No Ankira há uma tipologia base que pode ser estendida pela instituição.
Comunicação
Se nem todas as ocorrências representam incidentes, por norma constituem situações que requerem o devido seguimento da equipa técnica. Torna-se óbvia, portanto, a necessidade de comunicar ou alertar os técnicos responsáveis para que seja feito um acompanhamento ou tratamento da situação. Quanto maior a urgência na atuação, mais crítico se torna que essa comunicação aconteça de forma rápida e sem falhas.
Os registos de ocorrências no Ankira despoletam alertas automáticos para diferentes técnicos, de acordo com o tipo de ocorrência. Por exemplo, uma queda poderá ser comunicada aos enfermeiros:
Tratar ocorrências
Em muitos casos, um registo de uma ocorrência não requer particular seguimento (a menos de uma eventual tomada de conhecimento por alguém da equipa técnica). O registo é nesses casos mais informativo do que indicador de algum incidente ou problema.
No entanto, em várias situações a ocorrência requer a continuidade no acompanhamento do utente ou mesmo a realização de algumas ações (ações corretivas num sistema da qualidade). Por exemplo, a uma queda de um utente pode seguir-se uma avaliação por um enfermeiro, depois de uma ida ao hospital pode ser necessário ajustar a medicação a administrar, etc.
Seguindo o mesmo princípio de tipificação, classificar as ocorrências num conjunto pré-definido de estados (e.g. “nova”, “por tratar” e “tratada”) ajuda a uma comunição mais eficaz entre a equipa.
No Ankira estas ações fazem parte do “tratamento da ocorrência”. Quando um técnico dá seguimento a uma ocorrência, pode fazer um registo simples de acompanhamento ou fazer uma avaliação (com as escalas e instrumentos disponíveis na plataforma) ou um registo específico (como um Registo de Enfermagem).
Sendo necessária a intervenção de outra pessoa, o técnico pode atribuir-lhe o seguimento do tratamento. No final, basta marcar a ocorrência como estando tratada.
Confidencialidade
Frequentemente a ocorrência envolve questões de saúde e/ou do foro pessoal do utente. Isso significa que, embora o ato de registar ocorrências deva ser possível para todos os profissionais, o seu tratamento é muitas vezes confidencial. Deve ser assegurado que informações sensíveis no seguimento devem estar disponíveis apenas a um conjunto restrito de técnicos, tendo especialmente em conta as disposições do RGPD.
O Ankira permite atribuir uma permissão especial (“tratamento de ocorrências”) a um utilizador ou grupo de utilizadores.
Avaliar ocorrências
Com ou sem um sistema de gestão da qualidade formalmente implementado, um prestador de cuidados formais deve procurar sempre a melhoria contínua dos seus processos e da qualidade do serviço prestado.
E nesse sentido, é fundamental uma comunicação e gestão eficaz das ocorrências do dia-a-dia. No entanto, também é importante poder fazer uma avaliação do que está a acontecer ao longo do tempo, quer na instituição quer com um utente em particular.
O Ankira permite-lhe obter diferentes relatórios nas ocorrências (por utente, tipo de ocorrência, local, etc.). Permite também consultar indicadores relativos às ocorrências que foram registadas por ano.
Uma análise regular de tendências ou situações anómalas ajuda muitas vezes a perceber onde atuar para se obterem melhorias.
Por Natália Loureiro
Diretora Técnica na Santa Casa da Misericórdia de São João da Madeira