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29 Janeiro, 2025

Do papel ao digital: como transformar a gestão em lares de idosos

responsável de um lar a utilizar a plataforma digital Ankira para fazer a gestão da instituição

A gestão de lares de idosos enfrenta desafios diários, muitos dos quais são agravados por processos manuais e documentação em papel. Contudo, a transformação digital está a mudar este panorama.

Com os avanços tecnológicos e a digitalização de processos, as instituições de cuidados a idosos já estão a implementar melhorias significativas, não apenas na eficiência da gestão, mas também na segurança e na qualidade dos cuidados prestados. Neste artigo, vamos explorar como a transição do papel para o digital pode tornar as instituições mais eficientes, seguras e centradas no bem-estar dos utentes.

Os desafios da gestão tradicional em instituições de cuidados a idosos

A gestão de instituições de cuidados a idosos envolve múltiplos processos diários, desde o acompanhamento da saúde dos residentes até à gestão de recursos humanos e financeiros. No modelo tradicional, muitos destes processos são feitos manualmente, com uso de papel, o que resulta em:

  • Erros de registo: Documentos manuscritos podem ser ilegíveis ou sujeitos a erros, o que compromete a qualidade dos cuidados prestados.
  • Dificuldade no acesso à informação: Encontrar dados importantes sobre o histórico de saúde de um utente pode ser demorado e ineficiente.
  • Problemas de comunicação entre a equipa: A falta de integração de informações dificulta a troca de dados em tempo real, prejudicando a resposta em tempo útil.

A transição para o digital resolve muitos destes problemas, permitindo uma gestão mais ágil e organizada.

A digitalização como solução para alguns desafios da gestão

A digitalização traz consigo uma série de vantagens que podem otimizar a gestão e a prestação de cuidados, tais como:

  • Acesso imediato e centralizado
    Com sistemas de gestão digitais, os dados dos utentes centralizam-se num único local. Com isto, não só reduz o tempo gasto à procura de documentos físicos, como também garante que todos os elementos da equipa tenham acesso a informações atualizadas em tempo real, independentemente da sua localização.
  • Redução de erros
    A inserção de dados em formato digital, muitas vezes de forma tipificada, minimiza o risco de erro humano. Sistemas de gestão digitais garantem que as informações sejam inseridas corretamente, reduzindo falhas que podem afetar os cuidados e a segurança dos idosos.
  • Maior eficiência operacional
    Com a automatização de processos, a maior agilidade no registo e comunicação de informação, ou a monitorização do estado de saúde dos utentes, a equipa pode dedicar mais tempo ao cuidado direto e menos tempo a tarefas administrativas.
  • Monitorização e relatórios em tempo real
    A digitalização permite gerar relatórios e análises de desempenho com facilidade. A gestão pode acompanhar o progresso de cada utente, o seu estado de saúde, os custos e a produtividade da equipa, facilitando o processo de tomada de decisão.

Ainda que a digitalização traga benefícios significativos, a transição pode apresentar desafios, como a resistência a mudanças e a adaptação de uma equipa familiarizada com processos manuais. Superar esses desafios envolve comunicar claramente os benefícios da mudança e fornecer apoio contínuo durante o processo de implementação.

Como implementar a digitalização?

A transição do papel para o digital requer uma abordagem metódica, podendo ser implementada tendo por base os seguintes passos.

  1. Avaliação das necessidades específicas
    Antes de adotar uma solução digital, é fundamental avaliar as necessidades específicas da instituição. Identificar as áreas prioritárias ajudará a escolher as ferramentas mais eficazes.
  2. Escolha da plataforma adequada
    A escolha da plataforma ideal deve basear-se nas suas funcionalidades, facilidade de uso e integração com os processos já existentes na instituição. Além disso, a flexibilidade e a capacidade de personalização é muito importante, porque não há duas organizações iguais.
  3. Formação da equipa
    A introdução de novas ferramentas digitais requer formação para garantir que toda a equipa se sinta confortável na sua utilização. Investir em formação é crucial para maximizar os benefícios da digitalização e garantir que todos utilizam a plataforma corretamente, desde os gestores até aos cuidadores.
  4. Implementação gradual
    A implementação deve ser feita de forma gradual, começando por áreas ou processos menos complexos. Com isto, os gestores podem avaliar a adaptação da equipa e introduzir ajustes, caso necessário.

O futuro da gestão em instituições de cuidados a idosos

A digitalização já não é opcional, mas uma necessidade para os lares de idosos que pretendem melhorar a qualidade dos cuidados, reduzir erros e otimizar os processos operacionais. Ao transitar do papel para o digital, as instituições conseguem não apenas simplificar as tarefas diárias, mas também oferecer um cuidado mais seguro, eficiente e personalizado aos idosos.

Se a sua instituição ainda não deu o primeiro passo rumo à digitalização, conte com o Ankira para reinventar o dia a dia dos seus profissionais. Agende uma demonstração gratuita e descubra como o Ankira pode ajudar a sua instituição.

29 Janeiro, 2025