Melhorar a gestão da Lista de Espera

Em Portugal, a maioria das respostas sociais para a terceira idade é prestada por Instituições Privadas de Solidariedade Social (IPSS) com acordos com a Segurança Social, ainda que se tenha verificado nos últimos anos um aumento da oferta por parte de entidades privadas do sector lucrativo. Segundo a Carta Social 2020, mais de 80% das respostas são detidas por IPSS. 

A frequência nestas respostas é em parte financiadas pelo Estado, que através dos Acordos de Cooperação, estabelece as regras de funcionamento. Um dos tópicos que, muitas vezes, é gerador de desconfiança, quer entre regulador e prestadores, quer entre prestadores e utentes, é a questão do acesso e das listas de espera. Esta situação ocorre num contexto em que a oferta é crescentemente deficitária, aliada a uma regulamentação nem sempre clara.

Critérios de admissão

A legislação remete para uma ideia de priorização de atendimento aos mais desfavorecidos, não estabelecendo, no entanto, critérios objetivos de definição desses conceitos. Analisando os diferentes regulamentos, vemos o seguinte:  

Decreto-Lei nº120/2015 de 30 de junho: Estabelece os princípios orientadores e o enquadramento a que deve obedecer a cooperação entre o Estado e as entidades do setor social e solidário. No artigo 8.º, onde estão estabelecidos os pressupostos para a cooperação, a alínea c) estabelece que uma das condições para a celebração de acordos de cooperação é “a aceitação (por parte das instituições que celebram os acordos com o Estado) do princípio de que se devem privilegiar as famílias, os grupos e os indivíduos económica e socialmente desfavorecidos.”

Já a legislação que estabelece as condições de instalação e funcionamento e fiscalização dos estabelecimentos de apoio social geridos por entidades privadas (Decreto-Lei n.º 33/2014 de 4 de março), assim como a Portaria n.º 38/2013 de 30 de janeiro, que estabelece as condições de instalação e funcionamento do serviço de apoio domiciliário, obrigam à existência de um Regulamento Interno, onde estejam previstas as condições de admissão dos utentes.

Assim, independentemente da natureza da instituição (com ou sem fins lucrativos) e com objetivos que podem ser diferenciados, deverão os equipamentos de ação social definir regras e critérios para a integração dos candidatos em Lista de Espera. A transparência com que o fazem é também um critério de qualidade do serviço que prestam.

A confirmar esta ideia, o Modelo de Avaliação de Qualidade da Segurança Social (MAQSS), estabelece os seguintes critérios para integração em Lista de Espera nas várias respostas:

1. Centro de Dia

2. ERPI e SAD

Como podemos verificar eles são praticamente idênticos, apenas diferem na tónica que é colocada na necessidade de cuidados básicos para as respostas ERPI e SAD. 

Assim, tendo em conta o previsto na legislação, da análise dos critérios estabelecidos no MAQSS e da análise aos Regulamentos Internos da esmagadora maioria das instituições, verificamos que os critérios de admissão, normalmente, incluem pelo menos os seguintes:

• Idade do candidato
• A situação de dependência para as AVD;
• A existência e extensão da rede familiar de apoio;
• Risco de isolamento / rede social;

Algumas instituições optam, ainda, pelo critério da “data de candidatura” e pelo critério da “área de residência”, que normalmente decorre dos estatutos de cada instituição.

Em caso de empate na pontuação global obtida entre dois candidatos, deve existir um critério que permita definir quem tem prioridade. Muitas instituições optam pela data de inscrição, ou seja, dar prioridade ao candidato inscrito há mais tempo. Outras preferem colocar a ênfase nas questões de isolamento social e dependência para os cuidados. 

Sejam quais forem os critérios e a sua ponderação para priorização, como regra de boa prática, o importante será a instituição definir objetivamente os seus critérios e, sempre que possível, divulgá-los de forma transparente. Igualmente importante é que as organizações cuidem das suas Listas de Espera, atualizando-as sistematicamente, para que elas se aproximem o mais possível da realidade e constituam uma ferramenta eficaz na gestão do processo de admissão.

Ferramentas de apoio

Embora seja possível manter alguma organização na gestão da Lista de Espera com o recurso a folhas de cálculo, tal não é prático por vários motivos. 

A introdução de um software para lares, centros de dia e serviços de apoio domiciliário, com funcionalidades de gestão de Lista de Espera, tem os seguintes benefícios:

• A centralização de contactos, ficha de inscrição, avaliações iniciais de requisitos e todos os outros registos do processo de candidatura.
• A aplicação dos critérios da instituição e sua ponderação, permitindo uma gestão facilitada com a lista continuamente atualizada e ordenada.
• A possibilidade de gerar automaticamente documentos, como cartas de admissibilidade e aprovação.
• O acesso a estatísticas e indicadores do processo.

Todos estes fatores resultam numa melhor comunicação entre a equipa e na redução de tempo gasto com o processo.Se gostaria de melhorar a gestão da sua lista de espera, aproveite para experimentar o Ankira gratuitamente durante 15 dias ou solicite uma demonstração.