A importância do registo digital no dia-a-dia dos lares de idosos

Uma logística guiada pela saúde e bem-estar é um desafio diário nos lares de idosos e centros de dia. É um desafio sobre o qual todos os profissionais destas instituições trabalham. Felizmente, a tecnologia tem sido um grande apoio na melhoria dos cuidados prestados aos idosos. 

Softwares para gestão de lares de idosos, centros de dia e serviços de apoio domiciliário, em IPSS ou entidades privadas, como o Ankira, são disso exemplo: importantes aliados tecnológicos no registo e gestão dos cuidados aos utentes nestas instituições. 

Quais são os receios associados à tecnologia aplicada ao setor social? Como é que um software dedicado prevê e responde a essas questões? De que forma é que uma plataforma como o Ankira pode fazer realmente a diferença no quotidiano dos profissionais e dos utentes de lares e centro de dia? Fique a saber tudo neste artigo. 

Resistência à implementação de soluções tecnológicas 

Sabemos que existem vários de receios que surgem associados à utilização de plataformas tecnológicas e respetivos riscos. Apesar de serem cada vez mais as instituições a adotarem este tipo de soluções, a evolução tem sido muito lenta. Exploremos um a um: 

• A capacidade dos cuidadores para utilizarem as novas tecnologias.
  Este receio é muito válido. É frequente ter muitas pessoas na equipa com baixa escolaridade e/ou aptidão para as novas tecnologias. É, por isso, particularmente importante que um software para o setor social seja o mais user-friendly possível, para facilitar a sua utilização por todos os cuidadores, independentemente da idade ou formação. Procura-se a simplificação de todas as ferramentas e funcionalidades para reduzir a resistência à sua utilização.
• A necessidade de ter papel para manter a conformidade legal.
  Não descurando a necessidade efetiva de papel para documentos que requerem, por exemplo a assinatura de utentes ou familiares, muitos outros podem ser registos digitais. Ainda assim, uma plataforma digital deve permitir exportar e imprimir, em qualquer momento, qualquer ficheiro que seja necessário em papel.
• A propriedade do software (ou dos dados).
  Embora de forma cada vez menos pronunciada, há por vezes a resistência à utilização de ferramentas de gestão disponibilizadas por empresas, devido ao receio de uma eventual descontinuidade do produto, da empresa que o desenvolveu ou simplesmente da cessação do contrato com esta. Nesses cenários, o receio é de que se perca o acesso aos dados e ao histórico dos processos entretanto trabalhados no software. É nesse sentido importante garantir a portabilidade dos dados, que no caso dos dados pessoais é aliás obrigatória desde a entrada em vigor do RGPD.
• A proteção dos dados (perda de dados, acesso indevido a dados).
  A proteção dos dados de utentes deve ser uma das questões centrais num software que gere informação pessoal, grande parte da qual sensível (clínica, social, económica, etc.).
  O software deve por isso:
  a) garantir a implementação de medidas técnicas relativas à segurança da informação;
  b) assegurar aos responsáveis ferramentas que permitam limitar o acesso à informação a utilizadores autenticados e devidamente autorizados, para cada uma das áreas do processo individual (social, saúde, cuidados de higiene e bem-estar, atividades, etc.).
  Como se controla quem teve acesso ao papel? Como se disponibiliza a cada técnico apenas o mínimo de dados necessário ao desempenho da sua função, sem ter de separar um processo individual por múltiplas pastas? Ou, mesmo quando é concedido o acesso, como se pode garantir que só determinadas pessoas podem alterar a informação que lá está escrita? Como se assegura um arquivo correto, em segurança e pelo tempo definido numa política de retenção?
  A implementação de um software representa não só uma oportunidade para desmaterializar processos e registos, mas também a possibilidade e obter um maior controlo no acesso a dados sensíveis.

Benefícios do registo numa plataforma digital

O registo de cuidados é imprescindível para o correto funcionamento de um lar de idosos. Quando esse registo é feito numa plataforma digital, o processo tende a simplificar-se e a gerar melhores resultados. 

Isto representa uma otimização efetiva de tempo e recursos. São inúmeros os benefícios associados a esta gestão de cuidados no digital. Entre eles destacamos: 

• Menos tempo em tarefas administrativas – e consequentemente mais tempo para outras atividades diretamente relacionadas com os utentes; 
• Melhor coordenação e comunicação de toda a equipa;
• Atualização imediata de informação que dota as equipas de uma melhor capacidade de decisão; 
• Registos em várias áreas, num processo único – que revela organização e capacidade de liderança; 
• Rastreabilidade – bastante útil na consulta de evidências da prestação de cuidados, porque a instituição tem um conjunto de documentos e registos com todos os cuidados e serviços prestados; 
• Responsabilização – todos os elementos da equipa têm de se responsabilizar pelos cuidados prestados aos utente e essa responsabilização é verificável e mensurável, já que um software tipicamente guarda automaticamente o utilizador que faz o registo e a hora em que ele é feito;
• Redução de erros – um software de registo permite normalizar os processos e a informação e manter os dados sempre atualizados para toda equipa, reduzindo a probabilidade de os elementos da equipa confundirem os cuidados/tratamentos dos utentes ou efetuarem erros no registo; 
• Identificação de tendências e riscos, facilitando a deteção precoce de problemas ou complicações com utentes. 

No fundo, uma solução tecnológica para o registo de cuidados permite a poupança de tempo e dinheiro nas instituições. Nesta solução encontra as principais características requeridas numa aplicação de registo: simplicidade, rapidez, registos individuais, em grupo e possibilidade de registo offline. 

O caso do registo diário de cuidados

Um caso particular de um software para a gestão de um lar de idosos diz respeito ao registo diário de cuidados (higiene pessoal, alimentação, administração da medicação, etc.), que é na sua maioria feito por ajudantes de lar.

Uma aplicação de registo deve:

• Ser tão simples e intuitiva que, em regra, não é necessária formação para a usar;
• Permitir o registo de forma muito rápida, para reduzir a resistência na transição do papel;
• Permitir registos de forma individualizada, mas também o registo de cuidados ou atividades de um grupo de utentes, quando são feitas em conjunto (e.g. refeições), para evitar perder tempo a “saltar” entre utentes;
• Facilitar a comunicação entre a equipa;
• Permitir o registo em condições de baixa qualidade da internet ou mesmo offline.

O futuro do registo de cuidados

A utilização de registos digitais deverá tornar-se cada vez mais importante na prestação dos cuidados aos idosos. Mas ter os processos individuais num formato digital estruturado é apenas o primeiro passo. 

Por exemplo, o Ankira disponibiliza ainda uma área dirigida para familiares de utentes, com dados de registo de cada um. Esta é uma ferramenta que valoriza as instituições no que respeita à sua transparência e confiança e promove a relação com a família. 

Descubra todos estes benefícios do registo de cuidados digital na própria plataforma Ankira, experimentando-a de forma gratuita durante 15 dias.