Como escolher um software de gestão de lares?

Escolher um software de gestão de lares, serviços de apoio domiciliário, casas de repouso ou centros de dia é uma tarefa que exige algum tempo e dedicação. 

Dado o impacto que ela tem no dia a dia de uma equipa de profissionais, e o custo associado a mudar de software mais tarde, é importante escolher a solução mais adequada.

 

Quais são os benefícios de implementar um software de gestão?

De uma  forma geral, um software deste tipo permite fazer o planeamento, registo e controlo dos cuidados prestados a cada utente. São múltiplos os benefícios na implementação de um software, como a agilização do trabalho diário das equipas e a redução do papel gasto.

Consoante as características do software selecionado, poderá também ser possível reduzir consideravelmente o tempo gasto em tarefas administrativas ou outras, que só por si não acrescentam valor aos cuidados prestados. 

Mas a principal missão de uma resposta social, seja IPSS ou entidade lucrativa, estará sempre associada à qualidade do serviço prestado e à qualidade de vida proporcionada aos seus utentes/clientes. Assim, o objetivo último de escolher um software de gestão de lares, ou outra resposta similar, será o de direta ou indiretamente potenciar a melhoria do serviço.

 

“Será que a minha instituição precisa de um software de gestão?”

A existência de softwares dedicados à gestão de lares é uma realidade relativamente recente e, à exceção de um software de faturação, muitas instituições ainda não dispõem de ferramentas informáticas. 

Nestes casos, tipicamente tanto os planos (como o plano individual e o plano de cuidados) como os registos diários, como por exemplo os de ocorrências, são mantidos em papel. Por vezes, alguns registos em particular são feitos ferramentas como o Google Workspace e o Office 365 (ou, pior, transcritos do papel para o computador…).

Se a instituição for relativamente pequena, com poucos colaboradores e a apoiar um número reduzido de utentes, a inexistência de um software dedicado causará algum transtorno, mas talvez não o suficiente para que se torne ingerível. No entanto, à medida que aumenta a dimensão da instituição, rapidamente se tornam evidentes os constrangimentos de funcionar unicamente com base em papel e folhas de cálculo.

Com as equipas cada vez mais pressionadas pelo seu trabalho e muitos dos seus técnicos em “burnout”, situação que o COVID-19 só veio agravar, a questão pode bem ser se a instituição pode atingir o desempenho que pretende sem o apoio de um software de gestão.   

Considere as seguintes perguntas:

• É frequente haver registos em falta, ou erros no registo de cuidados?
• Quando há falhas, quanto tempo demora até que tenha conhecimento das mesmas?
• É fácil encontrar toda a informação de que necessita de um utente? Ou a informação dos utentes está espalhada em várias pastas (ou mesmo sítios diferentes)?
• Sente que perde muito tempo a preencher documentos, contar registos ou fazer cálculos de indicadores?

Se ainda não tem um software de gestão de lares, provavelmente a resposta a várias (ou a todas) destas questões será positiva, e a sua instituição teria grandes benefícios na sua implementação.

 

Como escolher um software de gestão de lares

Genericamente, a escolha de qualquer software de gestão deve passar por avaliar os seguintes pontos: caracterização e objetivos da organização, funcionalidades do software, cumprimento de requisitos legais e normativos, preço e condições do serviço.

Caracterização e objetivos da organização

O ponto de partida para a seleção de um software deve ser sempre interno, i.e. essa escolha deve ser baseada na estrutura da organização e nos objetivos que esta define.

Cada organização tem especificidades muito próprias, que resultam de múltiplas variáveis:

• A sua dimensão, nomeadamente no que diz respeito ao número de utentes que apoia;
• O número e perfil dos seus colaboradores, desde ajudantes e auxiliares de ação direta até aos técnicos mais especializados;
• O tipo de respostas sociais prestadas, como estrutura residencial para idosos, centro de dia ou de noite, apoio domiciliário, etc.;
• A caracterização dos seus utentes, que têm problemas e necessidades específicas;
• A relação com a sua envolvente, os familiares dos utentes e restante comunidade.

Cada um destes aspetos torna uma instituição única, e essa diferença poderá ser o suficiente para escolher um software em detrimento de outro. Por exemplo, uma instituição maior necessita de requisitos e funcionalidades mais complexas, e de um software que acompanhe essas necessidades. Ou poderá tratar-se de uma instituição que privilegia a transmissão eficaz de informação à família, onde se tornará importante uma área do familiar.

Por outro lado, quais são os objetivos da organização ao adotar uma nova plataforma? Tipicamente, uma instituição procura alcançar um (ou vários) destes resultados:

• Melhoria da qualidade do serviço – esta pode resultar de uma combinação de redução de erros no registo ou nos cuidados, redução de tempo despendido em tarefas não produtivas, ou a melhoria da comunicação entre a equipa.
• Redução do papel – este é o resultado mais tangível, embora geralmente a eliminação de papel por si só não seja o objetivo em si mesmo. A transição do papel para o digital abre um sem número de possibilidades de otimização, como a melhor comunicação ou a facilidade em obter indicadores e perceber tendências.
• Resolução de um problema – por vezes, uma instituição pode querer resolver um problema ou necessidade específica, que esteja a causar um grande transtorno no dia a dia da organização e não seja viável resolver apenas com papel ou folhas de cálculo. Pode ser, por exemplo, a dificuldade em contabilizar o consumo de fraldas, ter um relatório mais completo para mostrar às famílias, implementar o processo de candidaturas, ou alguma situação específica que seja identificada em visitas da Segurança Social ou auditorias da Qualidade.

 

Funcionalidades

A etapa seguinte, e aquela que é mais óbvia (tirando, eventualmente, o preço…), consiste em avaliar e comparar as funcionalidades entre softwares de gestão. Um software que pareça incompleto, pelo menos no sentido em que não responda às necessidades identificadas na organização, terá menos hipóteses de ser escolhido.

Mas a mera ideia de “checkar” funcionalidades ou requisitos (respondendo apenas à pergunta “Dá para fazer?”) é demasiado redutora. Nesse sentido, poderíamos argumentar que o Excel “dá para” registar todo o tipo de cuidados, fazer registos de ocorrências, planos individuais, etc. As limitações estão para lá dessa simplificação. 

A questão geralmente deve colocar-se, especialmente quando o software é para ser usado por equipas de muitas pessoas, na forma:

• É fácil trabalhar de forma colaborativa com os registos?
• O software exige que se repita a introdução da mesma informação em vários sítios?
• Há cruzamento automático de dados?
• Está desenhado a pensar nas especificidades de cada um dos diferentes cuidados (desde higiene pessoal aos cuidados de saúde), ou o planeamento e registo seguem apenas a lógica de tarefas agendadas e concluídas?
• Da mesma forma, está pensado para os (muito) diferentes profissionais que o usarão?
• Quão flexível é quanto à possibilidade de restringir acessos aos dados, de acordo com a área e sensibilidade desses dados e o perfil dos utilizadores?
• O software é adaptável? Pode ser customizado para se adequar ao modo de funcionamento da organização?

A escolha de um software, seja ele para que fim for, obedece também a outros critérios, por vezes difíceis de classificar. Podem ser características objetivas, como o poder funcionar em offline ou num determinado dispositivo, ou outras mais subjetivas, como o ser mais ou menos intuitivo.

Em todo o caso, as impressões iniciais podem ser enganadoras. Uma aparente maior simplicidade pode indiciar na realidade que o software é demasiado simplificado. Um período experimental pode ser importante para, ultrapassada a curva de aprendizagem, avaliar qual é de facto a opção mais indicada.

Cumprimento de requisitos legais e normativos

No caso concreto de uma IPSS ou entidade lucrativa no setor social, há um conjunto de requisitos que é necessário cumprir, desde logo para a Segurança Social, no que diz respeito a condições de instalação e aspetos de funcionamento. Anualmente, as organizações têm também de reportar um conjunto de dados e indicadores, que nem sempre são fáceis e rápidos de apurar. Um software de gestão deve facilitar ou mesmo efetuar o apuramento desses dados.

Como todas as outras organizações, as instituições deste setor estão também sujeitas às leis relativas à proteção de dados pessoais, nomeadamente o Regulamento Geral de Proteção de Dados. Este regulamento estabelece obrigações importantes relativamente ao tratamento de dados pessoais, em particular no que diz respeito a dados sensíveis. 

Um software de gestão de lares contempla o registo destes dados, pelo que deve servir de aliado à instituição no cumprimento do regulamento:

• Assegure-se, desde logo, que o próprio software e o respetivo fornecedor cumprem os requisitos necessários, quer diretamente quer através dos subcontratantes a que recorre.
• Do ponto de vista aplicacional, o software deve permitir a gestão de acessos de forma o mais flexível e completa possível, de forma a garantir que cada utilizador tem acesso apenas aos dados pessoais necessários ao desempenho da sua função.
• O software deve permitir exportar os dados dos utentes, para efeitos de portabilidade, bem como a eliminação definitiva dos mesmos, conforme as regras de retenção da instituição.

 

Preço e condições do serviço

Inevitavelmente, o preço ditará não só se é exequível uma organização implementar um software de gestão, mas muitas vezes ditará qual será selecionado. 

A maioria dos serviços atualmente disponíveis funcionam na nuvem, num modelo de SaaS (software as a service), em que o cliente paga uma subscrição para acesso ao software e, tipicamente, a uma equipa de suporte. Em regra, este modelo representa um custo menor para o cliente, que não tem de fazer investimento em servidores para alojar o software ou garantir a execução e o armazenamento de cópias de segurança. Tipicamente também não é cobrado nenhum custo inicial para o arranque do serviço.

Os preços da generalidade das soluções SaaS são calculados com base em números relativos à utilização que vão ter, por exemplo o número de utentes ou de utilizadores. Em alguns casos, a diferença pode ser substancial. É muitas vezes possível subscrever o serviço através de uma campanha ou promoção temporária, mas lembre-se que o objetivo será provavelmente ter o mesmo software durante muitos anos, pelo que o efeito desse desconto poderá não representar efetivamente uma redução do investimento a médio ou longo prazo.

Mas as condições do serviço não se resumem ao preço. Há várias questões relacionadas com o software e o serviço que devem pesar na decisão:

• O fornecedor dá apoio durante a fase de implementação?
• Como funciona o apoio ao cliente? É efetivamente capaz de ajudar a resolver os problemas ou dificuldades? E tem algum custo adicional? 
• As atualizações ao software têm custos associados?
• Tenho de ter equipamentos específicos para correr o software?

 

Demonstrações e testes

Pesar todas estas variáveis, complementando com um período de experimentação ou com uma demonstração do software, permitirá uma avaliação mais ponderada.

Já reduziu a sua lista de opções e encontrou o software que lhe parece mais adequado? Contacte a equipa de suporte e pergunte se é possível experimentar o software, de forma gratuita e sem compromissos.

A maioria dos softwares oferecem esta possibilidade e até o acompanhamento por uma equipa especialista. 

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